مدیریت زمان؛ تکنیک ها، اصول و گام ها مدیریت زمان

• مدیر
• مهر ۰۹, ۱۴۰۳

یکی از با ارزش ترین داشته های بشر که متأسفانه انسان ها تا زمانی که به آخر آن نزدیک نشوند قدر آن را نمی دانند و از آن نهایت استفاده و بهره وری ممکن را نمی کنند، زمان است. نرمال است که بسیاری از ما در دوران جوانی این تفکر را داشته باشیم که هنوز وقت داریم و این همه عجله برای چیست؟ یا شاید هم عادت داشته باشیم که تمامی کار ها را به آخرین وقت خود موکول کنیم.

طبیعی است که کار های دقیقه آخر خوب از آب در نیایند و حتی این احتمال وجود دارد که نتوانید کار یا پروژه مورد نظر را با کیفیتی که مد نظرتان است درست در زمان مقرر به پایان رسانیده و تحویل دهید. اینجاست که جای خالی مدیریت زمان واقعاً احساس می شود. زمان تنها چیزی است که هیچ کس تا به حال نتوانسته آن را ذخیره و پس انداز نماید و یا زمان را به عقب باز گرداند. کسانی که برای زندگی خود برنامه ریزی دارند و هر کاری را در زمانی که برای آن در نظر گرفته اند انجام می دهند هیچ گاه با مشکل کمبود وقت سر و کله نمی زنند.

این گونه افراد ارزش زمان را درک کرده و از لحظه لحظه های آن به شکل صحیح و اصولی استفاده می نمایند. البته منظور از استفاده از هر دقیقه از زمان به این معنی نیست که که شما زندگی رباتی داشته باشید و تمام شبانه روز را مطابق برنامه ریزی سپری کنید. بلکه هدف این است که در سایه مدیریت زمان، هر کاری به وقت خود انجام شود. خواه استراحت و استفاده از اوقات فراغت باشد خواه وقت گذاشتن برای دیگر کار ها.

ما در این مقاله وان ریمایند قصد داریم تکنیک ها، اصول و گام ها مدیریت زمان را بیان کنیم. امیدوارم تا آخر مقاله همراه ما باشید.

مدیریت زمان چیست؟

در واقع مدیریت زمان عبارت است از فرایند نظم بخشیدن، سر و سامان دادن و برنامه ریزی برای تعیین نحوه تقسیم زمان جهت انجام فعالیت های خاص به بهترین شکل ممکن. Time Management به شما این امکان را می دهد که کار ها و برنامه ریزی هایتان را به شکل هوشمندانه تر پیش ببرید نه اینکه با بیشتر کار کشیدن و سختی دادن به خود، به برنامه هایتان جامه عمل بپوشانید. چرا که در این حالت توجه شما در حین حال به چندین کار مختلف تقسیم می شود و از هیچ کدام نیز نتیجه چندانی نمی گیرید فقط از یک شاخه به شاخه دیگر می پرید.

با بهره گیری از تکنیک مدیریت درست زمان، اشخاص می توانند حجم بیشتری از کار ها را در زمان کمتری به اتمام برسانند حتی در مواقعی که از لحاظ وقت نیز در مضیقه هستند. چرا که دیگر لازم نیست تمرکز خود را روی این بگذارند که الان دقیقاً موقع چه کاری است و کدام کار بر دیگری مقدم تر است. در صورتی که نتوانید زمانتان را به خوبی مدیریت کنید نه تنها متحمل استرس زیادی خواهید شد بلکه درصد قابل توجهی از بازدهی و کارایی خودتان را نیز از دست می دهید. میزان کنترلی که شما روی زمان و وقت خود دارید رابطه مستقیمی با میزان آرامش درونی، هماهنگی و حالت ریلکس ذهن و روان شما دارد.

بنابراین مدیریت درست زمان در سایه یک تغییر اصولی نهفته است بدین معنی که به جای تمرکز روی فعالیت ها، روی نتایج آن ها باید تمرکز کرد. به عبارت دیگر دیوانه وار کار کردن و همیشه مشغول بودن، مساوی مؤثر بودن نبوده و نیست.

مقاله مرتبط: برنامه ریزی چیست؟تکنیک های برنامه ریزی، مزایا و معایب برنامه ریزی

مدیریت زمان مهارتی انتسابی است یا اکتسابی؟

شاید شما نیز فکر می کنید که کارایی برخی اشخاص بسیار بیشتر از دیگران است اما آیا این ویژگی ربطی به استعداد خدادادی دارد؟ جواب این سؤال جدا از استعداد، در مدیریت درست زمان نهفته است. در واقع مدیریت درست زمان را می توان مقلوله ای دانست که برگرفته از هر دو گزینه انتسابی و اکتسابی است. چرا که بعضی اشخاص به طور مادر ذاتی هنر مدیریت زمان را در گوهر وجودی خود دارند و بعضی دیگر با روش های علمی آن را فرا می گیرند.

البته اشخاصی که ذاتاً از این تکنیک خارق العاده بهرمند هستند نیز می توانند در بستر علم، هنر خود را پرورش دهند. لکن قول صحیح و مشترک اکثریت دانشمندان این حوزه حاکی از این است که مدیریت زمان، ترکیبی از علم، هنر و تجربه است. اشخاص موفق هر سه قلم را بکار گرفته و زمان خود را به گونه ای استثنایی برنامه ریزی کرده اند که اکنون در این جایگاه و سطع بالای اجتماعی قرار گرفته اند. بنابراین شما نیز می توانید تکنیک های مدیرت زمان را یاد بگیرید و کارایی و عملکردتان را مثال زدنی نمایید چرا که به قول این ضرب المثل ایرانی “ماهی را هر وقت از آب بگیرید، تازه است”.

مزایایی تکنیک های مدیریت زمان

• افزایش بهره وری و کارایی
• صعود به مقامات بالا در حرفه و کسب و کار خود
• استرس کمتر
• تمرکز داشتن روی فرصت های به وجود آمده برای نیل به اهداف مهم کاری و خصوصی
• فرصت های بیشتر برای ترقی در هر زمینه ای

عواقب نامطلوب در صورتی که نتوانید زمان را به درستی مدیریت کنید، عبارت اند از:

• استرس تمام نکردن کار ها در وقت مقرر
• گردش و خستگی بی ثمر
• کیفیت پایین کار ها
• بدنامی در حرفه و عدم ترقی در زمینه شغلی
• وارد شدن استرس روحی و روانی به فرد

۷ گام تأثیر گذار مدیریت زمان

قبلاً گفتیم که مدیریت زمان نیازمند چندین گام و اصول است که هر شخص با آگاهی و عمل به آن ها می تواند کیفیت زندگی را بالا برده و از تمامی ساعات شب و روز به بهترین نحوه ممکن بهره ببرد. نتایج اکثر تحقیقیاتی که در خصوص ناتوانی بشر در زمینه مدیریت زمان صورت گرفته اند به این نکته اشاره دارند که انسان ها نه به خاطر ناآشنایی با برنامه ریزی درست و اصولی، بلکه بیشتر به دلیل عدم مدیریت خود با کمبود وقت مواجه می شوند. بنابراین ما در این مقاله ۷ گام را برای شما تشریح خواهیم کرد که به عنوان پایه های اساسی شروع یک زندگی خالی از بی نظمی و بی برنامگی قلمداد شده اند. 

۱. مسئولیت کاری که به عهده گرفته اید را بپذیرید و در صورت بروز اشتباه، آن را قبول کنید.

بسیاری از افراد فقط به دنبال قبول مسئولیت هستند و هیچ گونه تلاشی برای به ثمر رساندن کاری که به آن ها محول شده است انجام نمی دهند یا هستند اشخاصی که به محض انجام کار اشتباه یا بروز مشکلی در روند کار، زود جا زده و اقدام به سرزنش خود و یا انکار اشتباه می نمایند. این گونه برخورد ها به هیچ وجه مشکل شما را حل نمی کنند و تنها زمانتان را بیشتر هدر می دهند. در این گونه مواقع به جای سرزنش، اشتباه خود را پذیرا باشید و قبول کنید که انسان جایز الخطاست.

حال با تمرکز بیشتر و فکر آزاد تر درصدد رفع مشکل ایجاد شده باشید. به عنوان مثال شخصی که به دلیل مدیریت اشتباه زمان در قرار کاری خود به تأخیر می خورد درست نیست که تأخیر دیگران را دلیل کار خود تلقی نماید و به خود بقبولاند چون فلانی هفته قبل دیر به جلسه رسید این هفته نوبت من است. چرا که شما به عنوان یک انسان مستقل، شخصیت مستقل و برند خاص خود را دارید شاید دیگران به شخصیت خویش احترام نگذارند و برایشان مهم نباشد این دلیلی ندارد که شما از آن ها الگو برداری کنید.

۲. خوشبینی در امر زمان را کنار بگذارید:

درست است که خوشبین بودن صفت برجسته ای به شما می رود اما اگر به دنبال مدیریت درست زمان هستید از این ویژگی صرف نظر کنید. با یک مثال کلی موضوع را برای شما شفاف تر می نماییم. فرض کنید شما ساعت ۸ در دانشگاه کنفرانس دارید و شما می دانید که تقریباً ۱۵ دقیقه تا دانشگاه راه است.

اگر دقیقاً ۱۳ دقیقه مانده به زمان مقرر، خانه را ترک کنید خوشبینانه فکر می کنید که شما سر وقت به دانشگاه می رسید. اما در صورتی که در آن روز شما نتوانید تاکسی بگیرید و یا به ترافیک بخوردید چه؟ یا حتی ممکن است سر وقت برسید اما جای پارک پیدا نکنید. در این گونه مواقع یک نیروی مثبت در درون ما پیام می دهد که اگر کمی بیشتر عجله کنیم به نتیجه می رسیم و همین مورد، فشار زیادی را به ما وارد می نماید. در حالی که اگر زمان زود تری از منزل خارج می شدیم و خوشبینانه فکر نمی کردیم متحمل همچین استرسی نیز نمی شدیم.

۳. امور مهم را از موارد غیر ضروری تفکیک کنید:

برای خود لیستی تهیه کنید و کار های مهم و با اهمیت خود را از مابقی کار ها جدا کنید. همچنین کارهایی که فکر می کنید سخت تر هستند را در اولویت های اول لیست خود بگنجانید چرا که طبیعتاً آدم در ابتدا انرژی بیشتری دارد. به عنوان مثال تهیه گزارشی که مدیرتان از شما خواسته همیشه مهم تر از چک کردن بی دلیل شبکه های اجتماعی است. چرا که در صورتی که شما گزارشتان را در روز مقرر تهیه و آماده نکرده باشید احتمال توبیخ و اخراج شدنتان وجود دارد اما چک نکردن شبکه های اجتماعی خللی به شما وارد نمی کند. 

۴. به هیچ وجه کار امروز را به فردا موکول نکنید:

اگر به دنبال یادگیری و مدیریتِ درست زمان خود هستید با نابود کننده ای به نام “باشه فردا” برای همیشه خداحافظی کنید. هر کاری را در زمان خود و فوراً انجام دهید و کار هایتان را روی هم تلنبار ننمایید. باور داشته باشید که گذر زمان هیچ سختی و دشواری را آسان نخواهد کرد و تنها آسایش و آرامشتان را هدف قرار می دهد و شما را مجبور می کند دائم به آن فکر کنید. اگر شما کار های مهم و سختتان را همین الان و در همین لحظه انجام نمی دهید بدانید شما به دنبال تغییر خود نیستید و امیدی به موفقیت نداشته باشید. بنابراین گام مهم در امر مدیریت زمان، زندگی در لحظه است فقط همین لحظه.

۵. فکر خود را تنها روی یک موضوع خاص متمرکز کنید:

یکی از بارز ترین دلایلی که بسیاری از افراد از آن گله کرده اند عدم تمرکز روی یک موضوع یا کار خاص است. این گونه افراد اعلام داشته اند که با وجود آن که زمان زیادی را روی موضوعی می گذارند اما آن بهره و سودی که باید را از آن نمی برند. مثلاً شما نیز افرادی را دیده اید که در هنگام مطالعه ساعت ها فقط روی یک صفحه از کتاب هستند اما چندین بار گوشی خود را چک می کنند.

آیا دلیلش ناواضحی کلمات بکار برده شده است یا نداشتن تمرکز؟ پیداست که عدم تمرکز کافی نه تنها وقت زیادی را از ما سلب می کند بلکه باعث می شود که در هیچ کاری پیشرفتی که انتظار داریم را نداشته باشیم، هر چند پتانسیل وجودی آن را نیز داشته باشته باشیم. برای داشتن تمرکز و بالا بردن سطع آن پیشنهاد می کنیم روی مهارت شنیداری تان کار کنید و بر روی آن تمرکز کنید. بدین معنی که شنونده بهتری باشید و با دقت انگار دارید به چشمان شخص مقابلتان نگاه می کنید و صحبت های وی را به شکل مثبت در ذهنتان تجزیه و تحلیل نمایید. 

۶. داشتن انگیزه قبل از شروع کار:

بسیاری از افراد بر این باوراند که لازمیه شروع هر کاری تنها این است که آن را عاشقانه دوست داشته باشیم و با تمام وجود آن را بخواهیم مابقی دیگر خود به خود حل می شود. اما این یک باور نادرست است و شاید ریشه در تجربیات شخصی ما داشته باشد. درست است که انگیزه محرک قوی برای استارت هر فرایندی به حساب می آید اما به تنهایی به هیچ عنوان کافی نیست و باید برای رسیدن به موفقیت و بهترین شدن در حرفه خود تلاش کرد. بنابراین علاوه بر داشتن انگیزه و علاقه در ابتدای امر، شما باید این جمله را ملکه ذهن خود کنید که ” من می دانم و می توانم و خواهان بیشتر دانستن و بیشتر توانستن هستم”. سپس با اراده راسخ و مطمئن و تمرکز کامل در جهت نیل به اهداف و ارزش هایتان گام بردارید.

۷. اراده را تقویت کند:

اگر گام های فوق را مطالعه کرده اید و خواهان آن هستنید که به آن ها عمل کنید، درنگ کردن را کنار بگذارید و همین الان شروع کنید. برای این کار شما باید اراده تان را بالا ببرید. البته این به معنای آن نیست که شما شخص بی اراده ای هستید. اگر شما آدم سحر خیزی نیستید و دوست دارید صبح ها زود از رختخواب بلند شوید اما تا کنون موفق نشده اید با عمل به ۶ گام پیشین و اراده بالا این بار می توانید موفق شوید. کافی است درنگ نکنید و در هنگام خارج شدن از رختخواب با خود تکرار کنید که من ۳ ثانیه دیگر روی تخت نخواهم ماند.

۶ اصل بنیادی مدیریت زمان

• داشتن ارتباط قوی:

شاید فکر کنید که برقرار کردن ارتباط با دیگران چه ربطی به مدیریت زمان دارد؟ در حالی که اگر ارتباط به درستی برقرار نشده باشد و شما نتوانید منظورتان را به درستی و واضحی به طرف مقابلتان منتقل کنید زمان زیادی را از دست داده اید. فرض کنید شما کارمند شرکتی هستید و مدیرتان از شما می خواهد گزارشی تهیه کنید. اگر شما منظور مدیر را به درستی درک نکرده باشید یا آن را به اشتباه برداشت کرده باشید نه تنها زحمات شما به باد فنا می رود بلکه دوباره مجبور به انجام کاری خواهید شد که قبلاً برای آن وقت زیادی گذاشته اید. بنابراین پیشنهاد می کنیم همیشه برای هر نوع ارتباطی کمی تأمل کنید و برای آن زمان بگذارید و اگر نقطه تاریک و مبهمی از آن در مغزتان وجود دارد حتماً بپرسید. از سؤال کردن هراس نداشته باشید. اینچنین شما از سؤتفاهم های غیر ضروری تا حد زیادی جلوگیری کرده اید و احتمال اختلال در روند کار را تا حد زیادی کاهش داده اید. 

• داشتن نظم و انضباط:

این ویژگی را سرلوحه کار خود قرار دهید چرا که باعث می شود بر مدیریت زمان خود تسلط کافی داشته باشید. درست است که انگیزه و ارتباطات مهم هستند اما نظم فرمانده همه آن ها بوده و همه این عوامل، در سایه نظمند که معنی پیدا می کنند. منظم بودن به این معنی است که شما اولویت های مهم زندگی شخصی و کاریتان را می شناسید و برای آن ها برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه دارید. شاید نتوانید به همه کار ها مطابق برنامه عمل کنید اما می دانید که کدام ها به راه و مسیر اصلی زندگی شما خلل وارد می کنند و هرگز همچین اجازه ای نمی دهید. البته نظم نباید به شکل رفتار وادار کننده باشد چرا که در این صورت بعد از مدتی کنار گذاشته می شود. بلکه باید شکل روتین داشته باشد و باعث ایجاد عادات مثبت در شما شود.

• تقویت حافظه:

اصول دیگر مدیریت زمان تقویت حافظه است. بار ها شنیده ایم که افراد از ضعف حافظه خود می نالند در حالی که آن ها فقط یک مِتُد بد را اجرا می کنند. همه ما ممکن است بسیاری از چیز ها و کار ها را فراموش کنیم و این حقیقتی انکار نشدنی است. اما باید به یاد داشته باشیم که حافظه همه ما در زمان حال خوب کار می کند فقط به کمی تمرین و تکرار نیاز دارد. البته ذهن ما جای به خاطر سپردن هر دیده و شنیده ای نیست و بهتر است بیشتر ذهن خود را معطوف ایده پردازی، تعیین اهداف و رسالت ها کنیم.

• داشتن برنامه ریزی راهبردی:

داشتن برنامه ریزی قوی، شانس شما را برای موفقیت بالا می برد. این برنامه است که به شما می گوید کجا باید بروید، چگونه بروید و چه کاری باید برای آن انجام دهید. البته خوب است بدانید که برنامه به تنهایی ملاک موفقیت نیست و این عمل کردن به مندرجات آن است که شما را بالا می کشاند. شاید برنامه ریزی همیشه موفقیت آمیز نباشد اما اگر شکست هم بخورید می دانید که شکست پله ای نزدیک شدن به موفقیت و اهدافی است که آن را در مغذتان پرورش داده اید.

• چک کردن مداوم:

اگر در یک مسأله گیر افتاده اید و نه راه پیش دارید و نه راه پس، نگران نباشید. تنها کافی است روند بازبینی و تجدید نظر خود را بار دیگر مرور کنید و ببینید در کجا راه را اشتباه رفته اید و چرا اصلاً این اتفاق روی داده است. حال دوباره تصمیم بگیرید البته قبل از این به خودتان کمی استراحت دهید و سپس دوباره شروع کنید.

• سازماندهی:

عامل کلیدی که می تواند شما را به موفقیت برساند، سازماندهی کردن است. این عامل نه تنها زمان زیادی را برای شما ذخیره می کند بلکه سلامت جسمی و ذهنی شما را نیز به دنبال دارد. تفاوت آن با منضبط بودن در این است که نظم و انظباط تنها روی کار های شخصی در زمان مقرر تأکید دارند در حالی که سازماندهی به معنای تر و تمیز کار کردن و اینکه زمان ارزشمند خود را دقیقاً دارید صرف چه کاری می کنید، است.

۳ تکنیک پر طرفدار مدیریت زمان

دانشمندان و محققان زیادی روی مدیریت زمان کار کرده اند و برای آن روش ها، تکنیک ها و ابزار های مختلفی معرفی و ارائه کرده اند. ما در ادامه قصد داریم شما را با ۳ مورد از پر طرفدار ترین آن ها آشنا کنیم پس با ما همراه باشید.

• تکنیک مدیریت زمان به روش GTD
• تکنیک گوجه فرنگی یا Pomodoro
• تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی

آشنایی با تکنیک مدیریت زمان به روش GTD:

شاید بتوان گفت که مشهور ترین تکنیک در جهان مربوط به روش GTD می باشد. مبنا و پایه گذاری این تکنیک در واقع به زمان ۱۹۸۰ میلادی باز می گردد. زمانی که از Allen David که معروف ترین مشاور بهره وری زمان خود شناخته می شد، خواسته شد برای مدیریت زمان برنامه ای طراحی نماید. او کتاب Getting Things Done را به رشته تحریر در آورد که اکنون به عنوان یک تکنیک معروف در کل جهان مورد استفاده قرار می گیرد.

GTD در واقع همان مخفف کتاب دیوید آلن است و از اسم کتاب وی گرفته شده است. ایده اصلی این کتاب بر این پایه استوار است که شخص برای مدیریت زمان، در ابتدا باید تمامی کار ها را از ذهن خود خارج نماید و آن ها را روی یک تکه کاغذ ثبت کند. این کار باعث می شود که مغز از یادآوری این که الان دقیقاً وقت چه کاری است و چه کاری باید انجام داده شود رهایی یابد.

قانون ۲ دقیقه ای روش GTD چیست؟

تهیه لیست از کار های خاصی که در ذهنتان است تابع یک قانون دو دقیقه ای است که بسیار خاص و قابل توجه است. بدین صورت که کار هایی که انجام دادنشان در کمتر از ۲ دقیقه انجام می شود نیازی به نوشتن ندارد و نیازی ندارد وقت خود را با نوشتن آن ها تلف کنید بلکه در همان لحظه آن کار را انجام دهید و آن ها را به بعداً موکول نکنید. چرا که هدف دیگر تکنیک مدیریت زمان به روش GTD تسهیل برنامه ریزی است. در نتیجه مغز بهتر می تواند روی کار های ثبت شده توسط خود شخص تمرکز کند.

برای انجام کار ها در روش GTD برخلاف روش های سنتی که تمامی مفاهیم حول اولویت بندی می چرخیدند، یک فرایند خاص معرفی شده و کار ها به صورت یک به یک انجام می گیرند. تکنیک GTD بر مبنای ساده سازی مکانیزم ثبت، کنترل و دریافت تمامی اطلاعاتی پی ریزی شده است که برای انجام یک کار لازم است. همچنین این تکنیک روی نرم افزار های زیادی پیاده شده است که هم برای کامپیوتر ها قابل نصب است و هم برای موبایل های هوشمند.

اصول تکنیک مدیریت زمان در GTD :

از آن جا که آلن بر این باور بود که مغز ما نه تنها در به یاد آوردن وظایف، بلکه زمان و مکانی که باید آنها را نیز انجام دهیم، ناکارآمد است اصول خاصی را ضمیمه استفاده از این تکنیک نمود.

• جمع آوری: آلن در تکنیک خود از مکعب هایی که آن ها را ظرف نیز نامیده، استفاده کرده است و هر یک از آن ها را برای تعیین مکان هایی قرار داده است که می خواهیم وظیفه ای را در آن ها قرار دهیم. این مکعب ها می توانند برای برنامه ریزی روزانه، دفترچه یادداشت و انواع و اقسام برنامه های مورد نظر ما باشند. اولین کاری که باید بکنید این است که حواستان را جمع کنید و تمامی کار هایی که به بیش از ۲ دقیقه زمان نیاز دارند را در این معب ها جمع آوری کرده و به صورت لیستی از وظایف در آورید.
• پردازش و مدیریت مکعب ها: وظایفی که به هر یک از مکعب ها محول شده تنها محض ذخیره کردن نبوده و باید پردازش شوند. بدین معنی که از ابتدا شروع کرده و از یک دستور عمل خاص پیروی کنید. در هر بازه زمانی خودتان را درگیر تنها یک کار کنید. هیچ کدام از موارد را دوباره به مکعب وارد نکنید و هر مورد باید عملی را به دنبال داشته باشد. اگر به موردی برخوردید که نیازمند اقدامی است که به شما مربوط نیست آن را به دیگری محول کنید. اگر در حال حاضر نمی توانید آن را انجام دهید آن را قرنطینه نمیاید و اگر به هر دلیلی نمی توانید آن را به شخص دیگری بسپارید با اطلاع دادن به کسی آن را مورد بازنگری قرار دهید.
• سازماندهی کردن: حال در لیست وظایفتان، کار هایی وجود دارند که در حالت انتظار به سر می برند و باید آن ها را به دوره های کوتاه مدت، میان مدت، در انتظار و روزی یا شاید مرتب کنید. کار هایی که باید بلافاصله انجام شوند در پوشه کوتاه مدت، پروژه هایی که به بیش از یک اقدام نیاز دارند و باید به صورت دوره ای ارزیابی شوند در پوشه میان مدت، آن هایی که به دیگران محول شده اند در پوشه در انتظار و فعالیت های که ممکن است روزی آن ها را انجام دهید را در پوشه شاید قرار دهید.
• برسی کردن: لیست هایی که تهیه کرده اید باید حداقل به صورت روزانه برسی شوند. با این کار ساده خود را مجبور می کنید تا از دستورات مندرج پیروی نمایید. همچنین این برسی کردن به شما اطمینان می دهد که همه اقدامات مهم، پروژه ها و جلسات کاری در سیستم به روز شده و چیزی از قلم نیفتاده است.
• انجام دادن: آخرین مرحله اصول تکنیک مدیریت زمان به روش GTD، عملی کردن تمامی موارد گفته شده است. اگر چه این روش در ظاهر پیچیده به نظر می رسد اما توسط میلیون ها نفر انجام و به نتیجه رسیده است. 

تکنیک مدیریت زمان به روش گوجه فرنگی یا Pomodoro:

این تکنیک یک روش ایتالیا الاصل بوده که مورد توجه جوامع بسیاری قرار گرفته است. مبدع این روش Cirillo Francesco بوده و ایده آن از مفهوم Boxing Time گرفته شده است. یادگیری این تکنیک به زمان زیادی احتیاج ندارد و شاید همین دلیل باعث محبوبیت آن شده باشد. یادگیری آن به این صورت است که شما یک تایمر در اختیار دارید و انجام یک کار مشخص را به محدوه های ۲۵ دقیقه ای تقسیم می نمایید.

فرانچسکو سیریلیو به هر کدام از این ۲۵ دقیقه ها عنوان یک گوجه فرنگی یا پومودورو اطلاق داده است. بدین صورت که شما باید ۲۵ دقیقه روی فعالیت‌ تان کار کنید تا زمانی که زمان ‌‌سنج به صدا در بیاید. آنگاه هر جای کارتان که هستید یک علامت آنجا می گذارید. بین هر راند تا راند دیگر فاصله زمانی ۳ الی ۵ دقیقه ای در نظر گرفته می شود تا مغز بتواند استراحت کند. این روش برای اشخاصی که از مشکل اختلال تمرکزی رنج می برند بسیار ایده آل و قابل اجراست.

۴ اصل بنیادی تکنیک پومودورو:

• کار کردن در جهت زمان: زمان دشمن ما نیست و ما باید نحوه مدیریت صحیح آن را فرا بگیریم و هم جهت با آن گام برداریم.
• از بین بردن خستگی ناشی از کار مداوم: استراحت ‌های کوتاه و برنامه‌ریزی شده ای که در این تکنیک وجود دارد احساس خستگی و عدم تمرکز را از شما دور می کند.
• مدیریت حواس ‌پرتی ها: از آن جا که در مدت زمان تعیین شده در این تکنیک نمی توان به کار هایی که ذهن را درگیر خود می کنند نظیر تماس ‌های تلفنی، ایمیل ‌ها، پیام ‌های فیس بوک و تلگرام و مسائلی از این قبیل پرداخت، در نتیجه درجه حواس پرتی و امکان اشتباه به پایین ترین حالت خود می رسند.
• متوازن ساختن زندگی و کار: کسی که تکنیک پومودورو را به خوبی آموخته است و از آن استفاده می نماید می تواند برای خود جدول زمانی کارآمدی تهیه نماید و با اولویت بندی، کار های مهم را سر وقت به انجام برساند و وقت آزاد بیشتری را برای خود بخرد.

معرفی نرم افزار مدیریت زمان برای رایانه و موبایل

مدیریت درست زمان بدون شناخت و استفاده از ابزار های آن تقریباً در دنیای پرمشغله امروز کار سخت و غیر ممکنی به حساب می آید. همین برنامه نویسان را بر آن داشت تا دست به ساختن برنامه هایی نمایند که با زندگی امروزی مردم نهایت هماهنگی را داشته باشند. در نهایت متوجه شدند که با توجه به آن که اشخاص وقت زیادی را با رایانه و گوشی سر و کار دارند بنابرین پیاده سازی برنامه هایی برای مدیریت زمان در این فضا نه تنها می تواند میزان بهره وری را افزایش دهد بلکه استفاده از آن ها به دلیل ویژگی Portabe بسیار راحت تر از دیگر روش هاست. علاوه بر این، هر کدام از این نرم افزار ها علاوه بر مدیریت زمان، دارای چندین آپشن جذاب و کاربردی هستند. در این مقاله قصد داریم شما را با ۲ مورد از معروف ترین آن ها آشنا کنیم. 

وان ریماند OneRemind: نرم افزار مدیریت زمان در رایانه

وان ریماند یک برنامه همه فن حریف است که مخصوص رایانه طراحی شده است و تقریباً برای هر کاری، چیزی در چنته دارد که به شما یاری برساند. مبنای اصلی ابداع این نرم افزار، ثبت گزارش و رویداد های روزمره است. با استفاده از وان ریماند قادر خواهید بود تا برنامه زمانی مشخص کنید، زمان مورد نیاز برای هر کار را محاسبه کرده و همچنین کار های تیمی و کارمند های خود را مدیریت کرده و در صورت نیاز آنها را به تیم خود دعوت کنید. به کمک این نرم افزار نه تنها دیگر چیزی را فراموش نمی کنید بلکه می توانید فعالیت های خود را اولویت بندی کنید و حتی برای محکم کاری، یادآور برنامه را روشن نماید تا در وقت و زمان مقرر وظیفه محوله را به شما یادآوری کند. استفاده از این نرم افزار بسیار راحت است و همه می توانند از آن استفاده نمایند. 

QualityTime: اپلیکیشن مدیریت زمان در موبایل

از آن جا که استفاده مداوم از گوشی وقت رسیدگی به سایر کار ها را از انسان می گیرد بنابراین شما با دانلود و نصب این برنامه روی موبایلتان قادر خواهید بود میزان استفاده از برنامه های گوشی هوشمند خود را مدیریت کنید. این نرم افزار مخصوص سیستم عامل اندروید طراحی شده است. این برنامه میزان استفاده از برنامه ای که روی گوشیتان نصب است را به شما نشان می دهد. به کمک کوالیتی تایم می توانید ببینید هر برنامه چقدر از زمان گران بهای شما را در طی روز به خود اختصاص داده است.

با QualityTime شما می توانید میزان ساعات استفاده از هر برنامه در روز یا هفته را محدود کنید. حتی می توانید به کمک این اپلیکیشن دفعاتی که وارد نرم افزار شده اید و مدت زمانی که در هر بار اجرا در آن گذرانده اید را مشاهده کنید. ویژگی قابل توجهی که در این برنامه پیاده شده است Take a Break است که به کاربر امکان می دهد تا مشخص کند چه مقدار از اپلیکیشن هایی که زمان زیادی را از شما می گیرند، قابل اجرا نباشند. در صورتی که پشیمان شدید می توانید دوباره آن ها را به حالت اول باز گردانید.

کلام آخر

ما در این مقاله مدیریت زمان؛ تکنیک ها، اصول و گام ها مدیریت زمان را بیان کردیم. و راههای مختلفی را برای شما توضیح دادیم. امیدوارم این مقاله برای شما مفید باشد.