فرآیند های مدیریت پروژه

• مدیر
• مهر ۰۹, ۱۴۰۳

آیا هر بخش و تیمی روش خاص خود را برای انجام کارها، کارایی کلی، تولید و محیط کار شما دارد؟ در این صورت، ممکن است زمان آن فرا رسیده باشد که فرایندها و مراحل مدیریت پروژه را در سازمان خود آغاز کنید تا روند کار شرکت شما تحت کنترل درآید. در ابتدا، شاید مفهوم فرآیند های مدیریت پروژه و سازگاری عملی آن برای شما نا آشنا باشد، اما این مقاله وان ریمایند به شما هر آنچه را برای راه اندازی پروژه و مراحل مدیریت پروژه در کسب و کار خود نیاز دارید، ارائه می دهد.

فرآیندهای مدیریت پروژه چیست؟

هر پروژه ای، اعم از ساخت یک ساختمان، راه اندازی یک برنامه یا راه اندازی یک کمپین بازاریابی، به یک سری فرآیندها برای به ثمر رسیدن آن نیاز دارد. فارغ از صنعت یا نوع پروژه، این فرایندها برای همه پروژه ها وجود دارند.

مراحل مدیریت پروژه

پروژه های کوچک و بزرگ برای دستیابی به هدف خود مراحل زیادی دارند. برای رسیدن از نقطه A به نقطه B و اجرای یک پروژه موفق موارد زیادی برای هماهنگی و پیگیری وجود دارد. به همین دلیل پروژه ها به پروژه های کوچکتر تقسیم می شوند که به آنها فازهای پروژه نیز می گویند. فازهای پروژه به شما امکان می دهد پروژه سنگین خود را سازماندهی کنید تا بتوانید پیشرفت کنید. در مدیریت پروژه پنج مرحله وجود دارد: شروع، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و بسته شدن. در طول این مراحل پروژه نیاز به نظارت و گزارش مداوم است، در اینجاست که ابزارهای مدیریت پروژه وارد عمل می شوند.

بیایید نگاهی دقیق به پنج مرحله یک پروژه بیندازیم.

1. شروع پروژه

اینجاست که همه پروژه ها شروع می شوند. ارزش پروژه و همچنین اهداف آن تعیین می شود. قبل از تأیید یا رد پروژه، این دو سند برای فروش کار به سهامداران یا حامیان مالی ایجاد می شود:

مورد تجاری :در این مرحله است که شما نیاز به پروژه را که شامل تجزیه و تحلیل بازده سرمایه گذاری است، را توجیه می کنید.

اهداف پروژه : شما باید ارزیابی کنید که اهداف پروژه چیست، جدول زمانی برای تکمیل و هزینه کل این کار چگونه است. شما همچنین توجه داشته باشید که چه منابعی برای تحقق پروژه مورد نیاز خواهد بود و آیا این پروژه از نظر مالی و تجاری منطقی است.

2. برنامه ریزی پروژه

در صورت تصویب پروژه، مرحله بعدی جمع آوری تیم پروژه و شروع برنامه ریزی برای نحوه مدیریت پروژه است تا بتوانید به موقع به اهداف خود برسد. برنامه پروژه شامل منابع مورد نیاز، بودجه و مواد خواهد بود. این برنامه همچنین به تیم شما جهت و موارد زیر را می دهد:

• محدوده: بیانیه ای نوشته می شود که نیاز به پروژه و اهداف قابل تحویل آن را تأکید می کند.
• وظایف: مشخص کنید چه وظایفی برای تولید محصولات به افراد بسپارید.
• زمانبندی: مدت زمان انجام وظایف را تعیین میکنند و تاریخهای انجام آنها نیز تعیین میشود.
• هزینه: هزینه های مربوط به پروژه تخمین زده می شود و  تا بودجه را تنظیم کنند.
• کیفیت: اطمینان حاصل میکنند که کیفیت در طول پروژه در نظر گرفته شده است.
• سازماندهی: به نحوه سازماندهی پروژه، از جمله گزارش پیشرفت، توجه می شود.
• کارکنان: نقش ها و مسئولیت های تیم پروژه را تعیین میکنند.
• ریسک: مشخص میکنند که چه خطراتی احتمال در مسیر انجام پروژه وجود دارد، چگونه بر پروژه تأثیر می گذارند و سپس نحوه حل آنها را برنامه ریزی میکنند.
• تدارکات: تصمیم میگیرند که چه مواردی با این قراردادها منعقد شوند.
• نمودارهای گانت برای برنامه ریزی: نمودار گانت قابل اعتمادترین ابزار برای برنامه ریزی پروژه است. نمودار گانت نمایشی تصویری از تمام وظایف و مهلت های پروژه است که در قالب جدول زمانی ارائه می شود.

3. اجرای پروژه

اکنون که برنامه ریزی خود را انجام داده اید، زمان شروع پروژه فرا رسیده است. این مرحله از این فرایندهای تشکیل شده است:

• اجرای طرح: طرحی را که ایجاد کرده اید دنبال کنید، وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید و پیشرفت پروژه و پیشرفت کارکنان را با ابزار مدیریت پروژه، مدیریت و نظارت کنید.
• اداره: قراردادهای تضمین شده در پروژه را مدیریت کنید.

 

4. نظارت و کنترل پروژه

برای اطمینان از عملی شدن طرح پروژه، باید تمام جوانب پروژه را کنترل و در صورت لزوم تنظیم کرد. برای انجام این کار، این مراحل را دنبال کنید:

گزارش دهی: معیاری برای سنجش میزان پیشرفت پروژه و ابزاری برای ارائه این اطلاعات داشته باشید.

نظارت: نظارت بر پروژه و تغییرات پروژه.

کیفیت: کیفیت کالاهای قابل تحویل را اندازه گیری کرده و از رعایت کیفیت برنامه ریزی شده کالاها اطمینان حاصل کنید. در غیر این صورت، نحوه بهبود کیفیت را ارزیابی کنید.

زمانبندی: تأخیرها یا ملاک هایی را که روی جدول زمانی پروژه تأثیر می گذارند پیگیری کنید و آنها را برای ادامه مسیر تنظیم کنید.

هزینه: نظارت بر هزینه ها و کنترل تغییرات هزینه ها.

ریسک: به تغییرات ریسک در کل پروژه توجه داشته باشید و متناسب با آن پاسخ دهید.

5. بستن پروژه

پس از تحقق اهداف پروژه، پروژه تمام نشده است. آخرین مرحله پروژه بسته شدن آن است. این مرحله شامل مجموعه دیگری از فرآیندها است:

محدوده: اطمینان حاصل کنید که محصولات قابل تحویل طبق برنامه ریزی انجام شده به پایان رسیده اند.

اداره: تمام قراردادهای معوقه و امور اداری را ببندید، مدارک را بایگانی کرده و به اشخاص مناسب برسانید.

چگونه می توان فرآیندهای مدیریت پروژه را در سازمان خود پیاده سازی کرد؟

پروژه ها به بهترین وجهی مدیریت می شوند اگر یک روش مناسب برای مدیریت پروژه وجود داشته باشد و رهبرانی نیز باشند که از این روش ها تجربه و دانش داشته باشند. اگر سازمان شما از مراحل مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه های خود استفاده نمی کند، اما فکر می کنید می تواند در اجرای پروژه کمک کند، باید آن را معرفی کنید.

فاکتورهای تاثیرگذار بر پروژه

فرهنگ سازمانی	توزیع جغرافیایی منابع و تسهیلات
شرایط و استانداردهای صنعت	زیرساختهای شرکت
زیرساختهای شرکت سرمایه‌های انسانی موجود	سیستم تفویض اختیار شرکت
شرایط بازار	ملاحظات سیاسی
بانکهای اطلاعاتی	سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

نتیجه گیری:

مدیران پروژه برای اینکه به اهدافی که می خواهند برسند باید مراحلی را طی کنند و از ابزارهایی برای مدیریت پروژه های خود استفاده کنند. این ابزارهای مدیریت پروژه به مدیران کمک می کنند تا مراحل انجام پروژه را به درستی پی گیری کنند. فرآیند های مدیریت پروژه که برای دستیابی به اهداف پروژه باید رعایت کنید در بالا ذکر شده است امیدوارم بتوانید از آن ها استفاده کنید.