بسیاری از مردم فکر می کنند که شروع یک پروژه جدید استرس زا ترین قسمت است. اما آنها متوجه نیستند، که یکی از پر استرس ترین قسمتهای هر پروژه اطمینان از انتخاب نوع مناسب مدیریت پروژه است. بدون روش مدیریت پروژه مناسب، یک پروژه می تواند به سرعت افت کند، به موانع متعددی برخورد کند، یا به طور کامل از مسیر خارج شود و هرگز به پایان نرسد. انتخاب روش مدیریت پروژه درست مانند قرار دادن سوخت اشتباه در اتومبیل است حتی اگر موتور روشن شود، خیلی دور نخواهید شد. هر مدیر پروژه می داند که انتخاب روش مناسب برای درست کار کردن و پیشرفت پروژه بسیار مهم است. در حالی که روشهای مدیریت پروژه بسیار زیاد است، ما هفت روش از محبوب تری و مناسب ترین روش های مدیریت پروژه و همچنین اهداف مدیر پروژه را در این مقاله برای شما بررسی می کنیم. امیدوارم تا آخر مقاله با وان ریمایند همراه باشید.
۷ روش محبوب مدیریت پروژه
هر مدیر پروژه می داند که انتخاب روش مناسب برای درست کار کردن بسیار مهم است. در حالی که روشهای مدیریت پروژه بسیار زیاد است، ما آنرا به هفت مورد محبوب و مناسب ترین موارد تقلیل داده ایم.
روشهای مدیریت پروژه در عمل
طبق موسسه مدیریت پروژه (PMI)، یک روش به عنوان سیستمی از شیوه ها، تکنیک ها، رویه ها و قوانینی که توسط افرادی که در یک رشته کار می کنند استفاده می شود تعریف شده است. روشهای، Kanban و Six Sigma نمونه هایی از روش های مدیریت پروژه هستند.
آنها اساساً فرایندهایی هستند که هدف آنها کمک به مدیران پروژه با راهنمایی در طول پروژه و مراحلی برای تکمیل وظایف است. روش های مختلف استراتژی های مختلفی دارند که در صورت بروز در حین تحویل پروژه، به مدیریت مسائل کمک می کنند.
بنابراین، کدام یک را باید انتخاب کنید؟
روشهای زیادی برای انتخاب وجود دارد که هرکدام مجموعه قوانین، اصول، فرایندها و روشهای خاص خود را دارند. اینکه شما کدام روش را باید اجرا کنید کاملاً به نوع پروژه شما بستگی دارد. هدف از انتخاب روش مدیریت پروژه حداکثر استفاده از منابع و زمان است.
نکته ای که باید بخاطر بسپارید این است که گرچه روش های مختلفی برای انتخاب وجود دارد، اما چیزی به نام روش درست وجود ندارد. بدین معنی که هیچ روشی وجود ندارد که برای استفاده در هر پروژه مناسب باشد. دامنه و الزامات پروژه ها متفاوت است، به این معنی که روش مناسب برای اجرای آنها نیز متفاوت خواهد بود.
حال، بیایید نگاهی به برخی از متدولوژی های معروف بیندازیم.
-
روش چابک
یکی از روشهای شناخته شده مدیریت پروژه است که برای پروژه های تکراری و افزایشی مناسب است. این روش نوعی فرآیند است که در آن تقاضا ها و راه حل ها از طریق تلاش مشترک تیم های خودسازمانده و عملکردی متقابل و مشتریانشان تکامل می یابد. در اصل برای توسعه نرم افزار ایجاد شده است، و این به عنوان پاسخی به نارسایی های روش Waterfall ایجاد شده است، فرآیندهای آن مطابق با خواسته های حرکت بسیار رقابتی و ثابت صنعت نرم افزار نبود.
مدیریت پروژه چابک از ارزش ها و اصول مانیفست چابک ناشی می شود. بیانیه ای که در سال ۲۰۰۱ توسط ۱۳ رهبر صنعت تقویت شده است، هدف از آن کشف روشهای بهتر توسعه نرم افزار با ارائه ساختاری واضح و قابل اندازه گیری است که توسعه تکراری، همکاری تیمی و شناخت تغییر را تقویت می کند.
این روش از چهار ارزش اساسی و ۱۲ اصل اصلی تشکیل شده است، آنچه در زیر است:
ارزش های
- افراد و تعاملات بیش از فرایندها و ابزارها
- نرم افزار کار بر روی اسناد جامع
- همکاری مشتری بر سر مذاکره در مورد قرارداد
- پاسخ به تغییر بیش از پیروی از یک برنامه
اصول روش مدیریت چابک
- رضایت مشتری از طریق تحویل نرم افزار به موقع و مداوم
- در طول فرآیند توسعه، نیازهای در حال تغییر را برآورده کنید.
- تحویل مکرر نرم افزارهای فعال
- همکاری بین سهامداران و توسعه دهندگان در طول پروژه
- از افراد درگیر حمایت، اعتماد و ایجاد انگیزه کنید.
- تعاملات رو در رو را فعال کنید.
- نرم افزار کار کردن معیار اصلی پیشرفت است.
- فرآیندهای چابک برای پشتیبانی از سرعت توسعه مداوم
- توجه به جزئیات فنی و طراحی باعث افزایش چابکی می شود.
- سادگی
- تیم های خود سازماندهی، نیازها و طرح های عالی را تشویق می کنند.
- تأملات منظم در مورد چگونگی موثرتر شدن
روش چابک بهترین حالت برای: پروژه هایی که به انعطاف پذیری نیاز دارند و دارای سطح پیچیدگی یا عدم اطمینان هستند. به عنوان مثال، محصول یا خدماتی که توسط تیم ساخته نشده است.
چابک روشی است که روش هایی مانند Scrum و Kanban را در درون خود جای داده است. اگرچه برخی ممکن است استدلال کنند که باید بیشتر به عنوان چارچوب در نظر گرفته شوند، اما آنها برای تولید و ارائه یک محصول یا خدمات و دارای مجموعه ای از مشخصات و اصطلاحات خاص خود استفاده می شوند که به نظر من آنها را به اندازه کافی شایسته می کند تا در این لیست قرار گیرند.
-
اسکرام Scrum
اسکرام از پنج ارزش تعهد، شجاعت، تمرکز، گشودگی و احترام تشکیل شده است. هدف آن توسعه، تحویل و نگهداری محصولات پیچیده از طریق همکاری، پاسخگویی و پیشرفت است. آنچه Scrum را از سایر متدولوژی های مدیریت پروژه متمایز می کند، نحوه عملکرد آن با استفاده از نقش ها، رویدادها و مصنوعات خاص است.
نقش های تیم اسکرام
- صاحب محصول : کارشناس کالا که نماینده ذینفعان است و صدای مشتری است.
- تیم توسعه : گروهی از متخصصان که محصول را تحویل می دهند (توسعه دهندگان، برنامه نویسان، طراحان).
- استاد اسکرام : رهبر سازمان یافته ای که اطمینان از درک و اجرای اسکرام را دنبال می کند.
روش Scrum بهترین حالت برای: پروژه هایی که متشکل از تیم های کمتر از هفت نفر است که برای ارائه محصول یا خدمات به یک روش انعطاف پذیر نیاز دارند.
-
کنبان Kanban
Kanban یکی دیگر از چارچوب های معروف پروژه است که، مشابه Scrum، بر روی انتشارهای اولیه با تیم های مشترک و خودگردان تمرکز دارد. مفهومی که در خط تولید کارخانه های تویوتا در دهه ۱۹۴۰ تولید شد، این یک روش کاملاً تصویری است که هدف آن ارائه نتایج با کیفیت بالا با ایجاد یک تصویر از روند کار است تا بتوان مشکلات را در همان مراحل توسعه شناسایی کرد. این شش عمل کلی را انجام می دهد که عبارتند از:
- تجسم
- محدود کردن کار در حال انجام
- مدیریت جریان
- سیاستگذاری صریح
- استفاده از حلقه های بازخورد
- تکامل مشترک یا تجربی
کانبان با استفاده از نشانه های تصویری که مراحل مختلف فرایند توسعه را نشان می دهد، به کارایی می رسد.
کارت های کانبان : هر کارت کانبان یک مورد کار را در روند کار به تصویر می کشد. برای برقراری ارتباط با تیم شما مورد استفاده قرار می گیرد، اطلاعاتی مانند وضعیت، زمان چرخه و مهلت ها را نشان می دهد.
مانند بیشتر چارچوب های مدیریت، Kanban جای خود را در صنعت توسعه نرم افزار گذاشت. با این حال، به دلیل انعطاف پذیری، در سایر صنایع نیز مورد توجه قرار گرفته است و یکی از چند روش مدیریت پروژه است که می تواند برای هر پروژه ای که نیاز به بهبود مستمر در روند توسعه دارد، اعمال شود.
این روش بهترین گزینه برای: مانند اسکرام، کانبان مناسب پروژه هایی با تیم های کوچکتر است که برای ارائه محصول یا خدمات نیاز به یک روش انعطاف پذیر دارند. Kanban همچنین برای اهداف بهره وری شخصی عالی است.
-
lean
روش ناب باعث به حداکثر رساندن هزینه مشتری می شود، در حالی که ضایعات را به حداقل می رساند. هدف آن ایجاد ارزش بیشتر برای مشتری با استفاده از منابع کمتر است. مقادیر آن ناشی از صنعت تولید ژاپن است که “با از بین رفتن زباله، کیفیت بهبود می یابد در حالی که زمان تولید و هزینه کاهش می یابد.”
Lean به جای اجرای برخی فرایندها، بیشتر به رعایت مجموعه ای از اصول علاقه دارد. پنج اصل اصلی هستند. تعیین مقدار توسط مشتری، شناسایی مراحل جریان ارزش، ایجاد جریان مداوم محصول، اجازه دادن به مشتری برای انجام فعالیت بالادستی بعدی و برداشتن مراحل غیرضروری.
بهترین روش برای: اغلب به دلیل تخصص در صنایع تولیدی اشتباه گرفته می شود، روش Lean برای هر کسب و کار یا سازمانی ایده آل است که به دنبال فرآیندی نیست، اما علاقه مند به تغییر نحوه انجام تجارت است.
-
آبشار
یکی از روشهای سنتی مدیریت پروژه، آبشار است. این روش یک روش طراحی پی در پی است که در آن پیشرفت از یک جهت به سمت پایین جریان می یابد مانند یک آبشار. عدم ایجاد انعطاف پذیری در تغییرات طراحی در مراحل اولیه فرآیند توسعه، از صنایع تولیدی و ساختمانی ناشی می شود، زیرا به دلیل محیط فیزیکی ساختار یافته، بسیار گرانتر می شود.
مراحل روش آبشار شامل :
- نیازهای سیستم و نرم افزار
- تحلیل و بررسی
- طرح
- برنامه نویسی
- آزمایش کردن
- عملیات
آبشار یک روش مدیریت پروژه است که بر اهمیت اسناد تأکید می کند. ایده این است که اگر کارگری در طی مراحل توسعه مجبور به ترک کار شود، جایگزینی آنها می تواند با آشنایی با اطلاعات ارائه شده در اسناد از همان جایی که آنها کار را ترک کرده اند شروع شود.
روش آبشار بهترین حالت برای: پروژه های بزرگتر که نیاز به حفظ مراحل دقیق و ضرب الاجل دارند، یا پروژه هایی که در موارد مختلف انجام شده اند در حالی که احتمال مشکل در طول روند توسعه نسبتاً کم است.
-
شش سیگما
Six Sigma اولین بار این روش مدیریت پروژه توسط مهندسان در موتورولا در سال ۱۹۸۶ ارائه شده است. هدف آن بهبود کیفیت از طریق کاهش تعداد خطاهای موجود در یک فرآیند با شناسایی مواردی است که کار نمی کند و سپس حذف آنها از روند کار. برای این روش از روشهای مدیریت کیفیت که بیشتر تجربی و آماری است و همچنین از مهارت افراد متخصص در این روشها استفاده می شود.
-
PMI / PMBOK
PMI مخفف موسسه مدیریت پروژه است که یک انجمن غیرانتفاعی برای گواهینامه مدیریت پروژه و سازمان استاندارد است.این روش فقط یک روش نیست بلکه یک راهنما است که شامل مجموعه ای از استانداردها است که مدیریت پروژه را مشخص می کند.
PMBOK مخفف دانش مدیریت پروژه است و مجموعه ای از اصطلاحات استاندارد و دستورالعمل های مدیریت پروژه است. بیان می کند که پنج گروه فرآیندی وجود دارد که تقریباً در هر پروژه رایج هستند.
- شروع : تعریف شروع یک پروژه جدید یا مرحله جدید یک پروژه موجود.
- برنامه ریزی : جایی که دامنه پروژه، اهداف و چگونگی دستیابی به اهداف است.
- اجرا : در واقع انجام کارهایی که در برنامه مدیریت پروژه تعریف شده است.
- نظارت و کنترل : هنگامی که شما نیاز به ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد دارید.
- اختتامیه : نتیجه گیری کلیه فعالیتها در تمام گروههای فرآیندی برای بستن رسمی پروژه.
در کنار این، شامل بهترین شیوه ها، قراردادها و تکنیک هایی است که استاندارد صنعت محسوب می شوند. راهنمای خود را به طور مرتب به روز می کند تا اطمینان حاصل کند که آنها به روزترین شیوه های مدیریت پروژه را تکرار می کنند، PMBOK در حال حاضر به چاپ ششم خود می رسد که در سال ۲۰۱۷ به صورت چاپی و آنلاین منتشر شده است.
PMBOK بهترین حالت برای: از آنجا که بیشتر یک راهنمای مرجع است تا یک روش مدیریت واقعی پروژه، شما نمی توانید PMI / PMBOK را در یک پروژه پیاده سازی کنید. با این حال، می تواند برای مواقعی که می خواهید بهترین روشهای پروژه خود را بسنجید مورد استفاده قرار گیرد.
پنج هدف مدیر پروژه
به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید افراد، پول، تأمین کنندگان، تجهیزات را مدیریت کنید این لیست هرگز پایان نمی یابد. ترفند این است که متمرکز شوید. برای رسیدن به اهداف خود پنج هدف شخصی تعیین کنید. اگر بتوانید این اهداف ساده را برای هر پروژه برآورده کنید، در این صورت به موفقیت کامل دست خواهید یافت.
این اهداف برای کلیه صنایع و انواع پروژه ها عمومی است. صرف نظر از سطح تجربه شما در مدیریت پروژه، این پنج هدف را برای هر پروژه ای که مدیریت می کنید تعیین کنید.
هدف ۱: به موقع تمام کردن
این قدیمی ترین اما پیچیده ترین هدف است. زیرا الزامات در طول پروژه اغلب تغییر می کنند و برنامه احتمالاً در وهله اول خوش بینانه باشد. برای موفقیت، باید دامنه خود را بسیار دقیق مدیریت کنید. فرآیند کنترل تغییر را پیاده سازی کنید تا هرگونه تغییر در دامنه به درستی مدیریت شود.
همیشه برنامه خود را به روز نگه دارید، و پیشرفت واقعی در مقابل برنامه ریزی شده را ثبت کنید. هرگونه انحراف از برنامه را شناسایی کرده و به سرعت برطرف کنید.
هدف ۲: پایان بودجه
برای اطمینان از اینکه هزینه های پروژه شما کم نیست، باید در ابتدا بودجه پروژه را تعیین کنید تا بتوانید آن را مقایسه کنید. انواع هزینه های پروژه را که به افراد تعلق می گیرد، تجهیزات، تأمین کنندگان یا مواد را در این بودجه لحاظ کنید. سپس بفهمید که هزینه هر کار در برنامه شما چقدر هزینه دارد.
هدف ۳: تأمین نیازها
هدف در اینجا دستیابی به الزاماتی است که در ابتدا برای پروژه تعیین شده بود. این که آیا نیاز به نصب یک سیستم جدید IT، ایجاد پل یا اجرای فرایندهای جدید بود، پروژه شما نیاز به تولید راه حل هایی دارد که ۱۰۰٪ این نیازها را برآورده می کند.
ترفند در اینجا این است که اطمینان حاصل کنید که در ابتدا مجموعه کافی از الزامات را دارید. اگر آنها مبهم باشند، آنچه در ابتدا به عنوان یک کار کوچک مشاهده می شد، می تواند عظیم شود، و اتمام آن زمان و منابع ارزشمندی را به خود اختصاص می دهد.
هدف ۴: راضی نگه داشتن مشتری
شما می توانید پروژه خود را به موقع و با بودجه تمام شده تمام کنید و ۱۰۰٪ شرایط را برآورده کرده اید اما هنوز مشتریان ناراضی دارید. این معمولاً به این دلیل است که انتظارات آنها از زمان شروع پروژه تغییر کرده و به درستی مدیریت نشده است.
برای اطمینان از اینکه اسپانسر پروژه، مشتری و سایر ذینفعان از پایان پروژه خود خوشحال هستند، باید انتظارات آنها را با دقت مدیریت کنید. اطمینان حاصل کنید که همیشه آنها را به درستی از پیشرفت مطلع کنید. با داشتن یک دید واضح از پیشرفت تا به امروز، آن را واقعی نگه دارید. بگذارید مرتباً نگرانی ها یا ایده های خود را مطرح کنند. هنگامی که نمی توانید به موقع تحویل دهید یا اینکه باید تغییری ایجاد شود، آنها را از قبل بگویید. صراحت و صداقت همیشه بهترین ابزار برای تعیین انتظارات مشتری است.
هدف ۵: اطمینان از یک تیم شاد
اگر بتوانید همه این کارها را با یک تیم شاد انجام دهید، پس بیش از این تمایل دارید که همه این کارها را برای پروژه بعدی دوباره انجام دهید. و کارکنان شما نیز چنین احساسی خواهند داشت. رضایت کارکنان برای موفقیت پروژه شما حیاتی است. بنابراین با پاداش دادن و شناختن موفقیت های تیم، تیم خود را راضی نگه دارید. به آنها کارهایی اختصاص دهید که نقاط قوت آنها باشد و تمرینات تیم سازی را برای تقویت روحیه انجام دهید. با داشتن یک تیم با انگیزه شاد، می توانید به هر چیزی برسید.
نتیجه
ما در این مقاله انواع مدیریت پروژه، روشهای مدیریت پروژه همچنین اهداف مدیر پروژه را برای شما توضیح دادیم. با توضیحات ارائه شده در بالا ممکن است دریابید که بیش از یکی از روشهای مدیریت پروژه برای پروژه شما ایده آل به نظر می رسد، آنچه ما به شما ارائه داده ایم، یک راهنمای ساده است که به شما کمک می کند در اولین گام های انتخاب بهترین روش، برای پروژه آینده خود گام بردارید. گام بعدی برای انجام این کار، انجام تحقیقات بیشتر است و سپس هنگامی که بهترین نتیجه را پیدا کردید، گام های بعدی را برای مدیریت پروژه خود بردارید.