سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست؟

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست؟

اطلاعات فراوانی در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد، انتقال و ذخیره می شود. بدون روشی برای سازماندهی کلیه اطلاعات، یک پروژه منجر به شکست می شود. چگونه داده ها را می توان سازماندهی کرد. برای این کار باید از سیستم اطلاعات یا PMIS استفاده کرد. PMIS مخفف کلمه سیستم اطلاعات مدیریت پروژه است. PMIS یک جریان سازمان یافته و کنترل شده از اطلاعات را امکان پذیر می کند، بنابراین در سیستم اطلاعات مدیریت پروژه هیچ چیز از بین نمی رود و جا به جا نمی شود.

PMIS چیست؟

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) نحوه سازماندهی اطلاعات مورد نیاز برای اجرای پروژه است. این سیستم اطلاعات پروژه را از طریق یک یا چند برنامه نرم افزاری جمع آوری و استفاده می کند. کاری که این برنامه ها انجام می دهند کمک به مدیران پروژه در برنامه ریزی، اجرا و بستن پروژه خود است. این کار روشی برای سازماندهی اطلاعات است.

در کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) آمده است که PMIS یک سیستم اطلاعاتی متشکل از ابزارها و تکنیک هایی است که برای جمع آوری، یکپارچه سازی و انتشار نتایج حاصل از فرایندهای مدیریت پروژه استفاده می شود. این کار برای حمایت از تمام جنبه های پروژه از زمان شروع تا بسته شدن استفاده می شود و می تواند شامل هر دو سیستم دستی و خودکار باشد.

انواع مختلفی از نرم افزار PMIS وجود دارد، اما بیشتر مجموعه ویژگی های مشترک شامل ابزارهایی برای برنامه ریزی، مجوز کار، جمع آوری و توزیع اطلاعات و غیره است. برخی از آنها همچنین دارای جمع آوری خودکار و گزارش از شاخص های اصلی عملکرد (KPI) هستند. برخی دیگر به سادگی مجموعه ای از پرونده ها هستند.

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه

اجزای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه عبارتند از:

  • برنامه ریزی
  • تخمین زدن
  • منابع
  • اسناد و داده های پروژه
  • درگاه ها و داشبورد
  • ابزار مدیریت کار مشارکتی
  • شبکه های اجتماعی
  • کنترل پروژه

ویژگی های اساسی PMIS

PMIS برای پشتیبانی از تمام جنبه های مدیریت پروژه و اطلاعاتی که آنها نظارت یا جمع آوری می کنند، ساخته شده است. برخی از این زمینه ها عبارتند از مدیریت ادغام، مدیریت دامنه پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت تدارکات پروژه و مدیریت ذینفعان پروژه.

هنگام مدیریت یک پروژه، بسیار مهم است که بتوانید بلافاصله اطلاعات لازم را در آن لحظه از همه داده ها خارج کنید. بنابراین، PMIS بسیار مهم است. ابزاری است که به شما امکان دسترسی فوری به اطلاعات را می دهد. این اطلاعات همچنین از نظر کاهش ریسک، بهبود کارایی و کاهش هزینه ها برای پروژه های آینده بسیار مهم است.

اگر PMIS تمام داده های پروژه را ضبط و به صورت سازمان یافته ذخیره می کند، باید قابل بازیابی، جستجو، طبقه بندی، قابل اشتراک و قابل تجزیه و تحلیل باشد. برای انجام همه اینها، یک PMIS معمولی دارای یک سری ابزار است.

  • زمانبندی و برنامه ریزی: زمان بندی اولیه، زمانها و مسیر حیاتی را محاسبه می کند.
  • مدیریت منابع: از جمله بارگذاری منابع، تخصیص و غیره
  • بودجه: هزینه های مرتبط با تکالیف را برای تخمین دقیق تر و تعیین بودجه مرتبط می کند.
  • کنترل و عملکرد: تجزیه و تحلیل و کنترل هزینه و عملکرد، به روزرسانی برنامه های موجود بصورت واقعی در برابر تغییرات داده های برنامه ریزی شده، ارائه سناریوهای احتمالی برای مدیر پروژه.
  • گزارش و ارتباطات: ایجاد نمودارهای داده های جمع آوری شده و تجزیه و تحلیل شده که می تواند با سهامداران و اعضای تیم به اشتراک گذاشته شود.
  • یکپارچه سازی و سهولت استفاده: برخی از PMIS ها به داده های پروژه های مختلف برای تجزیه و تحلیل چند پروژه، ادغام با سیستم های دیگر مانند حقوق و دستمزد، موجودی و غیره دسترسی خواهند داشت. هرچه استفاده از PMIS راحت تر باشد، زمان و هزینه کمتری برای آموزش لازم است.

نتیجه گیری

همه پروژه ها برای سهولت استفاده از داده ها نیازمند نرم افزارهایی هستند که داده ها را مستقیم و بدون اتلاف وقت در اختیار مدیران و کارمندان مربوطه قرار دهد در این مقاله وان ریمایند سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را برای شما توضیح دادیم و همچنین ویژگی ها و لزوم استفاده از نرم افزارهای PMIS را بررسی کردیم امیدوارم خواندن این مقاله برای شما سودمند باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.