یک عامل کلیدی که مدیریت پروژه را از مدیریت متمایز می کند این است که مدیریت پروژه آخرین تحویل پذیری و یک زمان محدود را دارد، برخلاف مدیریتی که یک روند مداوم است. به همین دلیل یک متخصص پروژه به طیف گسترده ای از مهارت ها شامل مهارتهای فنی، و مطمئناً مهارتهای مدیریتی و آگاهی از تجارت مناسب نیاز دارد. در این مقاله وان ریمایند قصد داریم به تعریف مدیریت پروژه pmbok و مراحل یا فرایندهای مدیریت پروژه pmbok بپردازیم با ما همراه باشید.
تعریف مدیریت پروژه pmbok؟
عبارت (PMBOK) مخفف Project Management Body Of Knowledge است، در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه، یا به شکل ساده تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده است. منظور از Body Of Knowledge مجموعه ای کامل و جامع از اطلاعات و مهارتهایی می باشد که یک حرفه را تشکیل میدهند. PMBOK معروف ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج ترین معیار برای ارزیابی سیستم های مدیریت پروژه می باشد.
PMBOK به دلایل زیادی ارزشمند است. در اینجا سه مورد ذکر شده است:
- اولین دلیل ارزشمند بودن PMBOK این است که به شرکتها اجازه می دهد تا اقدامات مختلف را در بخشهای مختلف استاندارد کنند. این بدان معنی است که افراد در حال توسعه پروژه ها را به همان روشی که توزیع می کنند، مدیریت می کنند.
- دوم، PMBOK می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد در بین شرکت ها کار کنند. شخصی که برای شرکت x کار می کند و سپس به شرکت y منتقل می شود می تواند از همین روش ها استفاده کند.
- سوم، PMBOK در مورد آنچه موثر است بحث می کند. روش های مستند شده در جامعه مدیریت پروژه می تواند به کسانی که درباره نحوه مدیریت ریسک اطمینان ندارند، کمک کند. PMBOK همچنین در مورد مواردی که موثر نیست بحث می کند. این از شکست پروژه ها جلوگیری می کند.
سرانجام، مدیران پروژه هایی که با استانداردهای PMBOK آشنا هستند می توانند روند مدیریت پروژه خود را متناسب با نیازهای شرکت خود تنظیم کنند. یک جمله قدیمی وجود دارد که می گوید: “برای شکستن قوانین، ابتدا باید قوانین را بدانید.” هنگامی که مدیران پروژه برای یادگیری قوانین وقت می گذارند، آنها همچنین وقت خود را صرف یادگیری قوانین می کنند.
مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK
مدیریت پروژه به عنوان یک عمل به سرعت در حال رشد و گسترش در سراسر جهان است، و اکنون در سطح جهان به عنوان یک صلاحیت شناخته شده و استراتژیک، یک مسیر شغلی و یک موضوع برای آموزش دیده می شود. چارچوب PMBOK از پنج گروه فرآیند، ده حوزه دانش و ۴۷ فرآیند مدیریت پروژه (PM) تشکیل شده است. مناطق دانش، فرآیندهای PM را با توجه به محتوای مدیریت پروژه گروه بندی می کنند.
۵ گروه فرآیند PMBOK
۱ . گروه آغازگر
گروه فرآیند آغازگر شامل فرآیندها، فعالیت ها و مهارت های مورد نیاز برای تعریف موثر آغاز یک پروژه است. تنظیم کلیه مجوزها و دستورات اولیه کار برای اطمینان از پیشرفت موثر و منطقی فعالیت های اولیه پروژه، زمینه موفقیت بعدی را در تمام مراحل پروژه فراهم می کند. تعیین مراحل مشخص برای تکمیل کار، آماده سازی اولیه تیم ها و در نظر گرفتن بودجه قبل از شروع کار برای شروع قدرتمند هر پروژه در سراسر صنعت حیاتی است.
فعالیت هایی که معمولاً در گروه آغازگر انجام می شود:
طبق PMI، روند شروع به تعیین چشم انداز آنچه که باید انجام شود کمک می کند. این جایی است که پروژه بطور رسمی توسط اسپانسر مجاز تعیین می شود، محدوده اولیه مشخص می شود و سهامداران مشخص می شوند. شناسایی ذینفعان در اینجا بسیار مهم است زیرا شناسایی صحیح ذینفعان به معنای واقعی می تواند پروژه را ایجاد یا خراب کند.
همچنین باید به نکات زیر توجه داشته باشیم:
- در این مرحله فرآیندی انجام می شود تا پروژه ها و برنامه ها نه تنها توسط یک نهاد حامی مالی تامین شوند، بلکه پروژه ها با اهداف استراتژیک سازمان همسو شوند.
- همچنین باید توجه داشت که مدیریت در اوایل این مرحله مدیر پروژه را انتخاب می کند.
- تأیید مدیر در مراحل اولیه حیاتی است زیرا مدیران پروژه اغلب مسئولیت پاسخگویی دارند اما اختیارات کمی دارند.
۲. برنامه ریزی
گروه فرآیند برنامه ریزی فرآیندهای مورد نیاز برای تعیین دامنه پروژه را تنظیم می کند، برنامه های استراتژیک را برای به حداکثر رساندن گردش کار تنظیم می کند و شروع به جمع آوری لیست های اولویت بندی و برنامه ریزی نیازهای تیم می کند. این گروه فرآیندی همچنین توضیحات دقیق تری از همه اهداف و انتظارات پروژه را عنوان می کند و زیرساخت های پروژه لازم برای دستیابی به آن اهداف را با توجه به جدول زمانی و محدودیت های بودجه در نظر می گیرد.
فعالیتهایی که معمولاً در گروه برنامه ریزی انجام می شود:
- یکی از عناصر مهم برنامه ریزی ایجاد کل محدوده پروژه است. اگرچه ممکن است به نظر برسد که در آغاز گروه محقق شده است، اما دامنه (همراه با خطرات، نقاط عطف، خلاصه و بودجه) در آنجا با سطح بالایی تعریف شده است.
- در گروه برنامه ریزی، یک فرایند برنامه ریزی تکراری و دقیق تر، به نام تدوین تدریجی، اسناد پروژه در سطح بسیار دقیق تری تهیه می شوند.
۳. در حال اجرا
گروه فرآیند اجرا شامل مدیریت تیمها به طور موثر در هنگام تنظیم برنامه های زمانی و رسیدن به اهداف است. مدیران پروژه با استفاده از مجموعه مهارت ها به انجام به موقع کار می پردازند، آن ها از درجه بالایی از مهارت های ارتباطی برخوردار هستند.
در اینجا فعالیت هایی که معمولاً باید در این گروه انجام شود وجود دارد:
- مدیر پروژه باید تیم توسعه را به دست آورد و مدیریت کند و همچنین باید آن را پرورش دهد.
- مدیریت پروژه نه تنها مدیریت ارتباطات بلکه مدیریت تعامل ذینفعان، اطمینان از کیفیت پروژه و محصول است.
توجه داشته باشید که:
در مرحله اجرا، بیشترین بودجه هزینه می شود و محصولات قابل تحویل تولید می شود. و احتمالاً اینجاست که ما شاهد درخواست تغییر سهامداران خواهیم بود. در حالی که تیم پروژه می تواند تغییرات مصوب را اجرا کند، فقط هیئت کنترل تغییر می تواند این تغییرات را تأیید یا رد کنند.
۴. نظارت و کنترل
پردازش دستورات تغییر، رسیدگی به ملاحظات جاری بودجه و کاهش شرایط پیش بینی نشده که ممکن است بر توانایی تیم برای برآورده کردن انتظارات اولیه پروژه تأثیر بگذارد، همه بخشی از مهارت ها و شایستگی های اصلی درگیر در فرآیند نظارت است.
مدیران با نظارت فعال بر پیشرفت و استفاده از آینده نگری و پاسخ سریع برای رفع چالش های پروژه، حرکت را به جلو پیش می برند و از پروژه در برابر متوقف شدن محافظت می کنند. در حالی که سایر گروههای فرآیندی به صورت متوالی رخ می دهند، نظارت و کنترل بر روی کل پروژه معلق است و بنابراین، در طول پروژه اتفاق می افتد و خطی نیستند. چه چیزی را شامل می شود؟ اینها “فرایندهایی است که برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه لازم است.
۵. بستن پروژه
بزرگترین چالش این گروه فرایند خاتمه یافتن موفقیت آمیز پروژه است که به معنی تکمیل به موقع و در بودجه اختصاص یافته است. نتیجه نهایی این است که اگرچه اجرای این گروه های فرایند لزوماً آسان نیست، اما انجام این کار به این معنی نیست که تیم هرگز به مزایای کامل پروژه های خود پی نخواهد برد.
شما در این مرحله پروژه را به طور رسمی می بندید. مدیر پروژه باید با بایگانی سوابق، برگزاری جلسه، پرداخت های نهایی، بستن قراردادها و جشن گرفتن و آزادسازی تیم، پروژه را به طور رسمی ببندد.
۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه
یکپارچه سازی
این مرحله ابتدا در راهنمای PMBOK آورده شده است، اما این در مورد گردآوری همه مواردی است که می دانید تا پروژه خود را بصورت جامع مدیریت کنید.
محدوده
این مرحله برای تعریف آنچه پروژه شما ارائه می دهد. مدیریت محدوده به معنای اطمینان از این است که همه در مورد اینکه این پروژه برای چه کاری است و شامل چه چیزی است روشن است. و شامل جمع آوری الزامات و آماده سازی ساختار کار است.
تدارکات
این کار از کلیه کارهای خرید و تهیه امکاناتی که شما نیاز دارید، تا مدیریت کار تأمین کننده و بستن قرارداد پس از اتمام پروژه را پشتیبانی می کند.
منابع انسانی
ابتدا باید بفهمید که برای تأمین پروژه خود به چه منابعی نیاز دارید، سپس تیم خود را کنار هم قرار دهید. پس از آن، همه چیز در مورد مدیریت افراد تیم شامل مهارت های اضافی برای انجام کارهایشان است.
زمان
این مرحله به نحوه مدیریت زمانی که مردم برای انجام کارهای پروژه خود صرف می کنند و مدت زمان کلی پروژه مربوط می شود. این حوزه دانش به شما کمک می کند فعالیتهای پروژه، ترتیب فعالیتها و مدت زمان انجام آنها را بفهمید.
هزینه
این بخش در مورد مدیریت امور مالی پروژه است. فعالیت بزرگ در این زمینه دانش، تهیه بودجه شما است که شامل بررسی میزان هزینه هر کار و سپس تعیین پیش بینی کلی بودجه پروژه شما می باشد.
کیفیت
این قسمت جایی است که شما در مورد پروژه خود یاد خواهید گرفت و فعالیت های کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت را تنظیم می کنید تا اطمینان داشته باشید که نتیجه انتظارات مشتریان شما را برآورده می کند.
مدیریت سهامداران
این یکی از مهمترین گروه هایی است که شما را در مسیر شناسایی ذینفعان، درک نقش و نیازهای آنها در پروژه و اطمینان از اینکه می توانید آنها را ارائه دهید، شما را راهنمایی می کند.
ارتباطات
با توجه به اینکه گفته می شود شغل یک مدیر پروژه تقریباً ۸۰٪ ارتباطات است، در آنجا، مدیر برنامه ارتباطی پروژه را می نویسد و کلیه ارتباطات ورودی و خروجی را رصد می کند.
مدیریت ریسک
شامل شناسایی ریسک ها و درک چگونگی ارزیابی ریسک ها بر روی پروژه شما است، که شامل چگونگی ارزیابی کمی و کیفی ریسک است. مدیریت ریسک یک فعالیت یکبار مصرف نیست، بلکه شامل کنترل ریسک پروژه شما در چرخه عمر پروژه است.
جدول فرایندهای pmbok
استاندارد سازی فرآیندها در قلب تمام مدل ها و برنامه های تجاری موثر باقی مانده است. در مدیریت پروژه، PMBOK راهی را برای تبدیل فرآیندهای جداگانه به یک تلاش کامل، استاندارد و مشترک فراهم می کند. ۴۷ فرآیند PMBOK در ۵ گروه فرآیندی مختلف طبقه بندی می شوند که در جدول زیر نشان داده شده اند:
| شروع | برنامه ریزی | اجرا | نظارت و کنترل | بستن | |
| منشور پروژه | طرح مدیریت پروژه | برنامه مدیریت هزینه | گزارش وضعیت پروژه | درخواست تغییر | تجربیات کسب شده |
| ثبت نام سهامداران | برنامه مدیریت الزامات | برآورد هزینه فعالیت | وضعیت قابل تحویل | ورود به سیستم را تغییر دهید | |
| برنامه مدیریت محدوده | قیمت پایه | درخواست تغییر | گزارش وضعیت | ||
| مستندات مورد نیاز | الزامات بودجه پروژه | فهرست تیم پروژه | |||
| الزامات ماتریس ردیابی | برنامه مدیریت کیفیت | ارزیابی عملکرد تیم | |||
| بیانیه محدوده پروژه | چک لیست کیفیت فرآیند | عوامل محیطی سازمانی | |||
| Scope Baseline | لیست های کیفیت محصول | قرارداد خرید | |||
| برنامه مدیریت برنامه | معیارهای کیفیت | گزارش | |||
| ویژگی های فعالیت | برنامه مدیریت فرآیند | ||||
| لیست فعالیتها | برنامه مدیریت منابع انسانی | ||||
| برنامه مدیریت ارتباطات | لیست نقطه عطف | ||||
| برنامه مدیریت ریسک | شبکه برنامه زمانبندی پروژه | ||||
| الزامات منبع فعالیت | تهیه گزارش ریسک احتمالی | ||||
| منبع تجزیه منابع | درخواست تغییر | ||||
| برآورد مدت فعالیت | تصمیمات را بگیرید | ||||
| تقویم پروژه | برنامه مدیریت تدارکات | ||||
| زمان بندی پروژه | بیانیه تدارکات کار | ||||
| برنامه ریزی خط مبنا | طرح مدیریت سهامداران |
برای مطالعه بیشتر: فرآیند های مدیریت پروژه
نتیجه گیری
یک مدیر پروژه نقش های زیادی را ایفا می کند. دانستن و به کار بردن هر جزئیاتی که PMBOK شامل می شود ممکن است یک کار تقریباً غیرممکن باشد. با این حال، استفاده از این روش می توانند با بهبود یا تمرکز بیشتر کار همراه است و می تواند برای پیشبرد پروژه بسیار مفید باشد. در این مقاله تعریف مدیریت پروژه pmbok را با هم بررسی کردیم و همچنین فرایندهای انجام کار پروژه pmbok را برای شما بررسی کردیم امیدوارم برای شما مفید باشد.