اصول مدیریت پروژه

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
اصول مدیریت پروژه

یک پروژه یک تلاش موقتی با یک شروع و پایان تعریف شده است. چالش اصلی مدیریت پروژه دستیابی به همه اهداف پروژه ضمن رعایت محدودیت های از پیش تعریف شده است. محدودیت های اصلی شامل محدوده، زمان، کیفیت و بودجه است. برای یک پروژه موفق، اصول مدیریت پروژه، دارایی های ضروری هنگام ترسیم مسیر است. این اصول مدیریت پروژه را می توان در هر سطح یا شاخه ای از پروژه که تحت مسئولیت سازمان و پروژه قرار دارد اعمال کرد. با ما باشید تا ۱۲ اصل کلیدی مدیریت پروژه را با هم بررسی کنیم.

۱۲ اصل کلیدی مدیریت پروژه و نحوه استفاده از آنها

قبل از اینکه حتی بتوانید پروژه را برنامه ریزی کنید و یا مهارت مدیریت پروژه را داشته باشید باید آن را توسط ذینفعان و حامیان مالی تأیید کنید. بنابراین، شما به نوعی یک فروشنده هستید. سپس باید برنامه ریزی کنید، بودجه بندی کنید، و همه اینها باید در محدوده آنچه تصویب شده است باشد. در مرحله بعدی، شما برای انجام آن وظایف باید تیمی را جمع کنید و باید پیشرفت آنها را کنترل کرده و گزارش آن را به مدیران پروژه دهید.

اصول مدیریت پروژه

  1. اصل موفقیت

حتی قبل از مدیریت یک پروژه، باید خود را متعهد در آن کار کنید. هدف شما به عنوان مدیر پروژه، اتمام موفقیت آمیز پروژه است. 

  1. اصل مدیر پروژه

اگر پروژه ها توسط یک مدیر پروژه هدایت نشوند، شکست می خورند. مدیر پروژه برنامه ای را برای دستیابی به اهداف پروژه ارائه می دهد و آنها تیمی را تشکیل می دهند که برای انجام آن کارها جمع شده است. شما، به عنوان یک مدیر پروژه، مسئول تحویل گرفتن حامیان مالی، ارتباطات، مدیریت ریسک، بودجه و برنامه ریزی هستید. بنابراین، شما باید یک مجموعه مهارت داشته باشید که شامل دانش فنی، تجربه مدیریتی، مهارت های بین فردی و موارد دیگر باشد. مهمترین چیزی که باید بخاطر بسپارید این است که هرگز از خود راضی نباشید، همیشه یاد بگیرید.

  1. اصل تعهد

آیا شما به پروژه متعهد هستید؟ هر شخص دیگری که در این پروژه نقش دارد نیز باید چنین باشد. شما باید اسپانسر و تیم را نیز در اختیار داشته باشید، در غیر این صورت پروژه قابل اجرا ندارید. این تعهد قبل از برنامه ریزی پروژه و در عین حال به تنهایی، بسیار مهم است. منظور ما از تعهد، توافق در مورد اهداف پروژه، دامنه، کیفیت و برنامه است.

  1. اصل ساختار

این اولین چیزی است که باید هنگام مدیریت یک پروژه به آن فکر کنید. این ساختار اساساً بر روی سه ستون قرار می گیرد: هدف پروژه، منابع و زمان شما. آنچه شما باید بدانید دلیل پروژه است، که ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما این سوال پروژه را تعریف می کند و منجر به ساختار آن می شود.

گام بعدی این است که چه مدت برای رسیدن به این هدف طول می کشد، بنابراین شما می خواهید یک جدول زمانی داشته باشید که براساس اهداف پروژه تقسیم شده باشد و مراحل اصلی پروژه را مشخص کند.

  1. اصل تعریف

شما ساختاری دارید اما برای درک کامل پروژه باید وارد مرحله تعریف شوید. این یک اصل است که غالباً با هزینه پروژه منتقل می شود. با وجود این که بسیاری از افراد نظرات مختلفی راجع به این پروژه ارائه می دهند گفتن این کار آسان تر از انجام است وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه این است که به طور واضح درباره پروژه بگویید، که در صورت وجود ذینفعان زیاد می تواند مشکل ساز شود.

تعریف پروژه یک بار اتفاق نمی افتد بلکه چیزی است که باید در طول پروژه مورد بازنگری قرار گیرد. شما باید اطمینان حاصل کنید که همه، به ویژه تیم شما، تعریف مشخصی در ذهن دارند تا بتوانند به طور مثمر ثمر کار کنند.

  1. اصل شفافیت

منظور ما از شفافیت این است که شما باید درمورد پیشرفت پروژه به حامیان مالی و سهامداران خود گزارش دهید. نمی توانید چیزی را از آنها پنهان کنید، یا حداقل با مسئولیت شخصی خود این کار را انجام می دهید، زیرا این امر ناگزیر شما را آزار می دهد.

مطمئناً حامیان مالی و سهامداران شما نیازی به غرق کردن آنها در پروژه ندارند. آنها می خواهند گزارش های گسترده ای راجع به پیشرفت، بودجه و برنامه مشاهده کنند.

جزئیات را برای تیم خود ذخیره کنید. بله، شما باید با تیم خود شفاف باشید. آنها به گزارش ها نیز نیاز دارند، اما شما می خواهید این گزارشات را برای ایجاد گزارش های موثر که مخاطبان مورد نظر شما آنها را هدف قرار می دهند، قابل تنظیم کنید.

  1. اصل ارتباطات

در حالی که گزارش دادن به شرکت کنندگان مختلف در پروژه مهم است، باید یک کانال ارتباطی اصلی بین خود و حامی پروژه وجود داشته باشد. این تنها راه اطمینان از اجرای صحیح تصمیمات پروژه است. بدون داشتن روشی واحد برای انتشار آنچه اسپانسر برای مدیر پروژه می خواهد، شما در اداره پروژه کارآمد موثر نیستید. حتی اگر چندین حامی مالی وجود داشته باشد، آنها باید یک صدا صحبت کنند در غیر این صورت پروژه به هرج و مرج کشیده می شود. شما وظیفه دارید این خط ارتباطی را برقرار کنید، فرد مناسبی را با مهارت، تجربه، اقتدار و تعهد مناسب در تیم اجرایی پیدا کنید تا این کار مهم را تسهیل کنید.

  1. اصل پیشرفت

برای پیشرفت در یک پروژه، پروژه باید نقش ها، سیاست ها و رویه های کاملاً مشخصی داشته باشد. این بدان معناست که همه باید بدانند که مسئول چه چیزی هستند و به چه کسانی پاسخ می دهند.

این همچنین بدان معنی است که شما حتماً فکر کرده اید که چگونه می خواهید دامنه کار را مدیریت کنید، کیفیت پروژه را حفظ کنید، برنامه و هزینه آن را مشخص کنید. بدون اینکه در ابتدا این موارد مشخص شود، پروژه در معرض خطر قرار می گیرد.

  1. اصل چرخه پروژه

چرخه زندگی یک پروژه مراحل آن هستند،. از برنامه ریزی برای شروع گرفته تا نظارت و بسته شدن کل پروژه. هر مرحله از پروژه به برنامه ریزی و سپس انجام آن بستگی دارد. نقاط عطف شروع و پایان این چرخه های عمر پروژه را تعیین می کند. 

  1. اصل فرهنگ

برای اجرای یک پروژه، شما باید فرهنگی داشته باشید که نیازهای همه افراد درگیر را پشتیبانی کند. محیط کار حمایتی یعنی تیم پروژه ای که بهتر کار می کند. به عنوان مدیر پروژه، شما باید این پویایی را درک کنید و از پشتیبانی آن در همه سطوح پشتیبانی کنید. سبک در این حالت یک ماده است، بنابراین مطمئن شوید که سبک مدیریت متناسب با پروژه باشد.

  1. اصل ریسک

ریسک بخشی از زندگی است و مطمئناً بخشی از هر پروژه ای است. آنچه شما باید انجام دهید این است که، قبل از شروع پروژه، بفهمید که خطرات احتمالی ذاتی کار پیش رو چیست. شناسایی آنها البته یک علم دقیق نیست، اما شما می توانید از داده ها و دانش، تیم و حامیان مالی خود استفاده کنید تا محل خطر را کشف کنید. استفاده از الگوی ثبت ریسک به شما کمک می کند تا تمام این اطلاعات را به دست آورید.

فقط دانستن اینکه احتمال خطر در این یا آن نقطه از یک پروژه وجود دارد کافی نیست، شما همچنین باید طرحی را تنظیم کنید که در آن قبل از ایجاد مشکل، مسئله را حل کنید. این بدان معنی است که به هر ریسک یک عضو تیم خاص بدهید که مسئول مراقبت از آن، شناسایی آن و تلاش برای حل آن باشد.

به طور طبیعی، شما نمی خواهید هر خطری را پیش بینی کنید، حداقل باید موارد بزرگ را شناسایی کنید. به همین دلیل باید مراقب هرگونه بی نظمی باشید. تیم خود را آموزش داده تا چشم و گوش شما در جلوی پروژه باشد. هرچه زودتر یک خطر را تشخیص دهید، سریعتر می توانید آن را برطرف کرده و پروژه را در مسیر خود قرار دهید.

  1. اصل مسئولیت پذیری

همانطور که در پروژه خود پیشرفت می کنید، به یک معیار سنجش موفقیت احتیاج دارید. اینگونه می توانید تیم و خودتان را مسئول بدانید. بنابراین، شما می خواهید راه هایی برای اندازه گیری جنبه های مختلف پروژه خود داشته باشید و تعیین کنید که آیا ارقام واقعی گزارش شده با آنچه شما برنامه ریزی کرده اید مطابقت دارد.

نتیجه گیری

نکته اصلی هر پروژه دستیابی به اهداف مشخص است. شما باید از همان ابتدا مشخص کنید که می خواهید پروژه شما به چه نتیجه ای برسد. به عنوان مثال، اگر هدف این پروژه افزایش فروش و سود، افزایش بهره وری کارکنان، بهبود کیفیت محصول یا خدمات یا موارد دیگر باشد. برای موثر بودن، اهداف شما باید تا حد ممکن مشخص باشد. اما رسیدن به اهداف پروژه نیازمند یک سری قوانین و اصول است. که بدون آنها اهداف پروژه محقق نمی شود. در این مقاله ۱۲ اصل از اصول مهم مدیریت پروژه را بررسی کردیم. امیدوارم که از خواندن آن لذت برده باشید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *