به وسیله قابلیت اکشن پلن Action Plan یا برنامه عملیاتی و با روش هدف گذاری OKR می توانید مدیریت انجام کارها را به بهترین نحو ممکن انجام دهید. Okr یک نوع سیستم برنامه ریزی و ابزاری است برای تحقق اهداف.
ابتدا هدف اصلی تعیین و برای آن یک دوره زمانی مشخص خواهد شد. سپس وظایف یا فعالیت ها را به بخش های کوچک تقسیم کرده و برای آنها هم دوره زمانی در نظر گرفته می شود. این وظایف را به کاربران واگذار خواهد شد. هر وظیفه می تواند گزارش کار، درصد پیشرفت و ارزش گذاری داشته باشد. در صورتی که درصد پیشرفت یک وظیفه ۱۰۰در صد باشد ارزش آن در نظر گرفته خواهد شد. در پایان درصد پیشرفت کل هدف و ارزش گذاری آن محاسبه خواهد شد.
در نرم افزار فارسی مدیریت پروژه وان ریمایند این قابلیت به بهترین نحو ممکن پیاده سازی شده است. با مثالی این نوع هدف گذاری و برنامه ریزی را توضیح خواهیم داد
قدم اول :
در این نوع برنامه ریزی هدف اصلی مشخص شده و برای آن دوره زمانی و مسئول اجرای هدف تعیین خواهد شد.
قدم دوم :
مرحله بعدی ثبت فعالیت ها است. در این مرحله لازم است کاربر انجام دهنده فعالیت را انتخاب و ارزش گذاری فعالیت را در نظر بگیرید. همچنین بازه زمانی انجام آن را تعیین کنید.
با ثبت فعالیت، کاربری که برای آن انتخاب شده است در سیستم او یک آلارم مبنی بر شروع فعالیت جدید دریافت خواهد کرد. در هر زمانی می توانید فعالیت جدیدی را اضافه کنید و یا فعالیت های موجود را حذف یا ویرایش کنید.
قدم سوم :
بعد از استارت شدن فعالیت ها کاربران می توانند برای آنها گزارش کار بنویسند. کاربر علاوه بر متن گزارش می تواند فایل های لازم را همراه گزارش کار ضمیمه کنند.
کاربر می تواند برای گزارش نوشته شده تاریخ پیگیری بعدی تعیین کند تا در زمان تعیین شده نرم افزار آن را به او یادآوری کند.
در صفحه مدیریت گزارش کارها مانند تصویر زیر لیست گزارشات ثبت شده نمایش داده می شوند. کاربر می تواند درصد پیشرفت فعالیت را تعیین کند. سایر کاربران اکشن پلن می توانند در مورد گزارشات او کامنت بگذارند و یا درمورد آنها گفتگو کنند.
بعد از پایان زمان تعیین شده هر فعالیت کاربر امکان ایجاد تغییرات در گزارشات را نخواهد داشت و فعالیت بسته خواهد شد.
امکانات اکشن پلن برای هر هدف
ویرایش اکشن پلن : می توانید کاربر مسئول را تغییر دهید و یا دوره زمانی هدف گذاری را بیشتر یا کمتر کنید.
گزارش مسئول پروژه: مسئول هدف گذاری در این بخش می تواند گزارش کار کلی هدف گذاری را ثبت کند.
مشاهده گزارشات ثبت شده : می توانید لیست کل گزارشات کاربران را مشاهده و پرینت کنید.
گزارشات آینده کاربران : لیست گزارشات آینده کاربران که در بخش پیگیری بعدی تعیین کرده اند، نمایش داده می شوند.
عملکرد کلی کاربران : مانند تصویر زیر عملکرد کلی کاربران اکشن پلن قابل مشاهده می باشد.
قدم نهایی :
در این مرحله محاسبه درصد پیشرفت کل هدف و ارزش گذاری آن در جریان ثبت فعالیت ها و گزارشات کاربران انجام می شود. در صورتی که درصد پیشرفت فعالیت روی ۱۰۰ درصد باشد ارزش گذاری آن در نظر گرفته خواهد شد.
در سمت چپ این بخش مدت زمان باقیمانده اکشن پلن به صورت یک تایمر معکوس نمایش داده می شود.
پرینت اکشن پلن:
در هر زمانی مانند تصویر زیر می توانید خلاصه وضعیت هدف گذاری و اکشن پلن را پرینت کنید.
